Ish beruvchi sifatida xodimlaringiz ma'lumotlarini to'g'ri saqlash muhimdir. Bunda siz xodimlarning shaxsiy ma'lumotlarining kadrlar hisobini yuritishingiz shart. Bunday ma'lumotlarni saqlashda Maxfiylik to'g'risidagi qonun ma'lumotlarni himoya qilish bo'yicha umumiy reglament (AVG) va Amalga oshirish to'g'risidagi qonun ma'lumotlarni himoya qilish bo'yicha umumiy reglament (UAVG) hisobga olinishi kerak. AVG shaxsiy ma'lumotlarni qayta ishlash bilan bog'liq holda ish beruvchiga majburiyatlarni yuklaydi. Ushbu nazorat ro'yxati orqali siz shaxsiy ma'lumotlaringiz talablarga mos keladimi yoki yo'qligini bilib olasiz.
- Xodimlar faylida qanday ma'lumotlar qayta ishlanishi mumkin?
Ta'qib qilinadigan asosiy qoida shundan iboratki, faqat kadrlar faylining maqsadi uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar kiritilishi mumkin: xodim bilan mehnat shartnomasini to'g'ri bajarish.
Qanday bo'lmasin, "oddiy" shaxsiy ma'lumotlar saqlanadi, masalan:
- Ism;
- Manzil;
- Tug'ilgan sana;
- Pasport/shaxsni tasdiqlovchi hujjat nusxasi;
- BSN raqami
- Imzolangan mehnat shartnomasi, shu jumladan mehnat shartlari va qo'shimchalari;
- Baholash hisobotlari kabi xodimlarning ishlashi va rivojlanish ma'lumotlari.
Ish beruvchilar shaxsiy ma'lumotlarni, masalan, ish beruvchining shaxsiy qaydlari, ishdan bo'shatilganlik to'g'risidagi yozuvlar, shikoyatlar, ogohlantirishlar, suhbatlar yozuvlari va boshqalarni o'z ichiga olgan holda xodimlar faylini kengaytirishni tanlashi mumkin.
Ish beruvchi sifatida ushbu ma'lumotlarni qonuniy saqlash muddatlariga nisbatan to'g'riligi va aniqligini ta'minlash uchun muntazam ravishda yangilab turish muhimdir.
- Xodimlar faylida “oddiy” shaxsiy ma’lumotlar qachon qayta ishlanishi mumkin?
Ish beruvchi shaxsiy faylda qachon va qanday "oddiy" shaxsiy ma'lumotlar saqlanishi mumkinligini hisobga olishi kerak. AVG 6-moddasiga ko'ra, ish beruvchilar "oddiy" shaxsiy ma'lumotlarni 6 sababga ko'ra xodimlar faylida saqlashlari mumkin. Bu sabablarga quyidagilar kiradi:
- Xodim qayta ishlashga rozilik bergan;
- Ishchi (mehnat) shartnomasini bajarish uchun qayta ishlash zarur;
- Qayta ishlash ish beruvchiga yuklangan qonuniy majburiyat (masalan, soliqlar va badallarni to'lash) tufayli zarur;
- Qayta ishlash xodimning yoki boshqa jismoniy shaxsning hayotiy manfaatlarini himoya qilish uchun zarur (masalan, o'tkir xavf yaqinlashganda, lekin xodim rozilik berishga aqliy qobiliyatsiz bo'lsa);
- Qayta ishlash jamoat manfaatlari/jamoat tartibi uchun zarur;
- Qayta ishlash ish beruvchining yoki uchinchi shaxsning qonuniy manfaatlarini qondirish uchun zarur (xodimning manfaatlari ish beruvchining qonuniy manfaatlaridan ustun bo'lgan hollar bundan mustasno).
- Xodimlar faylida qanday ma'lumotlar qayta ishlanmasligi kerak?
Faylga kiritilgan "oddiy" ma'lumotlardan tashqari, (odatda) qo'shilmasligi kerak bo'lgan ma'lumotlar ham mavjud, chunki ular tabiatan ayniqsa sezgir. Bular "maxsus" ma'lumotlar bo'lib, quyidagilarni o'z ichiga oladi:
- E'tiqodlar;
- Jinsiy orientatsiya;
- Irqi yoki etnik kelib chiqishi;
- Tibbiy ma'lumotlar (shu jumladan xodim tomonidan ixtiyoriy ravishda taqdim etilganda).
"Maxsus" ma'lumotlar faqat AVG ostida saqlanishi mumkin, 10 ta istisno. 3 ta asosiy istisnolar quyidagilar:
- Xodim qayta ishlashga aniq rozilik bergan;
- Siz xodimning o'zi maqsadli ravishda oshkor qilgan shaxsiy ma'lumotlarni qayta ishlaysiz;
- Qayta ishlash ustuvor jamoat manfaatlari uchun zarur (buni qo'llash uchun Gollandiyaning qonuniy asosi talab qilinadi).
- Xodimlar faylini himoya qilish choralari
Kadrlar faylini kim ko'rishi mumkin?
Xodimlar faylini faqat ishni bajarish uchun kirish huquqiga ega bo'lgan shaxslar ko'rishlari mumkin. Bu shaxslarga, masalan, ish beruvchi va kadrlar bo'limi xodimlari kiradi. Xodimning o'zi ham uning shaxsiy ishini ko'rish va noto'g'ri ma'lumotlarni o'zgartirish huquqiga ega.
Fayl uchun xavfsizlik talablari
Bundan tashqari, AVG shaxsiy fayllarni raqamli yoki qog'ozda saqlashga talablar qo'yishini hisobga olish kerak. Ish beruvchi sifatida siz xodimlarning shaxsiy hayotini himoya qilish choralarini ko'rishingiz shart. Shuning uchun fayl kiberjinoyat, ruxsatsiz kirish, o'zgartirish yoki o'chirishdan himoyalangan bo'lishi kerak.
- Xodimlar faylini saqlash muddati
AVG shaxsiy ma'lumotlar cheklangan vaqt davomida saqlanishi mumkinligini ta'kidlaydi. Ba'zi ma'lumotlar qonuniy saqlanish muddatiga bog'liq. Boshqa ma'lumotlar uchun ish beruvchi o'chirish yoki ma'lumotlarning to'g'riligini davriy tekshirish uchun vaqt chegaralarini belgilashi shart. AVG faylda noto'g'ri ma'lumotlar saqlanishini ta'minlash uchun oqilona choralar ko'rish kerakligini ta'kidlaydi.
Xodimlar faylini saqlash muddatlari haqida ko'proq bilmoqchimisiz? Keyin bizning blogimizni o'qing xodimlarning ma'lumotlarini saqlash muddatlari.
Sizning xodimlar faylingiz yuqorida sanab o'tilgan talablarga javob beradimi? Shunda u AVG-ga mos keladi.
Agar ushbu blogni o'qib chiqqach, sizda hali ham xodimlar fayli yoki AVG haqida savollaringiz bo'lsa, biz bilan bog'laning. Bizning ish bo'yicha advokatlar sizga yordam berishdan xursand bo'ladi!