Xodimlar fayllari: ma'lumotlarni qancha vaqt saqlashingiz mumkin?

Xodimlar fayllari: ma'lumotlarni qancha vaqt saqlashingiz mumkin?

Vaqt o'tishi bilan ish beruvchilar o'z xodimlari haqida juda ko'p ma'lumotlarni qayta ishlaydilar. Bu ma'lumotlarning barchasi shaxsiy faylda saqlanadi. Ushbu fayl muhim shaxsiy ma'lumotlarni o'z ichiga oladi va shuning uchun bu xavfsiz va to'g'ri bajarilishi juda muhimdir. Ish beruvchilarga ushbu ma'lumotlarni qancha vaqt saqlashga ruxsat beriladi (yoki ba'zi hollarda talab qilinadi)? Ushbu blogda siz shaxsiy ma'lumotlarning qonuniy saqlanish muddati va uni qanday hal qilish haqida ko'proq ma'lumot olishingiz mumkin.

Xodimlar fayli nima?

Yuqorida aytib o'tilganidek, ish beruvchi ko'pincha o'z xodimlarining shaxsiy ma'lumotlari bilan shug'ullanishi kerak. Ushbu ma'lumotlar to'g'ri saqlanishi va keyin yo'q qilinishi kerak. Bu kadrlar fayli orqali amalga oshiriladi. Bunga xodimlarning (xodimlarning) ismi va manzili tafsilotlari, mehnat shartnomalari, natijalar to'g'risidagi hisobot va boshqalar kiradi. Ushbu ma'lumotlar AVG qoidalariga muvofiq talablarga javob berishi va ma'lum vaqt davomida saqlanishi kerak.

(Agar sizning shaxsiy faylingiz AVG talablariga javob berishini bilmoqchi bo'lsangiz, bizning shaxsiy fayl AVG nazorat ro'yxatini ko'rib chiqing. Bu yerga)

Xodimlarning ma'lumotlarini saqlash

AVG shaxsiy ma'lumotlar uchun maxsus saqlash muddatlarini bermaydi. Xodimlar faylini saqlash muddatiga aniq javob yo'q, chunki u har xil turdagi (shaxsiy) ma'lumotlardan iborat. Har bir maʼlumot toifasi uchun boshqa saqlash muddati qoʻllaniladi. Bu, shuningdek, shaxsning hali ham xodim ekanligiga yoki ishdan ketganiga ta'sir qiladi.

Saqlash muddatlarining toifalari

Yuqorida aytib o'tilganidek, shaxsiy ma'lumotlarni shaxsiy faylda saqlash bilan bog'liq turli xil saqlash muddatlari mavjud. Ko'rib chiqilishi kerak bo'lgan ikkita mezon mavjud, ya'ni xodim hali ham ishlaydimi yoki ishdan ketganmi. Quyida ma'lum ma'lumotlar qachon yo'q qilinishi yoki aniqrog'i saqlanishi kerakligi ko'rsatilgan.

Joriy xodimlar fayli

Hali ham ishlayotgan xodimning joriy shaxsiy faylida mavjud bo'lgan ma'lumotlar uchun qat'iy saqlash muddatlari belgilanmagan. AVG faqat ish beruvchilarga shaxsiy ma'lumotlarning "yangilangan"ligini saqlash majburiyatini yuklaydi. Bu shuni anglatadiki, ish beruvchining o'zi shaxsiy fayllarni vaqti-vaqti bilan ko'rib chiqish va eskirgan ma'lumotlarni yo'q qilish muddatini belgilashi shart.

Ariza tafsilotlari

Ishga qabul qilinmagan arizachiga tegishli ariza ma'lumotlari ariza berish jarayoni tugaganidan keyin ko'pi bilan 4 hafta ichida yo'q qilinishi kerak. Motivatsiya yoki ariza xati, rezyume, xatti-harakat to'g'risidagi bayonot, arizachi bilan yozishmalar kabi ma'lumotlar ushbu toifaga kiradi. Ariza beruvchining roziligi bilan ma'lumotlarni taxminan 1 yil davomida saqlash mumkin.

Reintegratsiya jarayoni

Xodim reintegratsiya jarayonini tugatib, o'z ishiga qaytganida, reintegratsiya tugaganidan keyin maksimal 2 yil ushlab turish muddati qo'llaniladi. Ish beruvchi o'z-o'zini sug'urtalovchi bo'lsa, bundan istisno mavjud. Bunday holda, 5 yil saqlash muddati qo'llaniladi.

Ish tugaganidan keyin maksimal 2 yil

Xodim ishdan bo'shatilgandan so'ng, kadrlar faylidagi (shaxsiy) ma'lumotlarning asosiy qismi 2 yilgacha saqlanishi kerak.

Bu toifaga quyidagilar kiradi:

  • Mehnat shartnomalari va ularga o'zgartirishlar kiritish;
  • Iste'foga chiqish bilan bog'liq yozishmalar;
  • Ish faoliyatini baholash va baholash to'g'risidagi hisobotlar;
  • Ko'tarilish/pastlash bilan bog'liq yozishmalar;
  • UWV va kompaniya shifokoridan kasallik haqida yozishmalar;
  • Darvozani takomillashtirish to'g'risidagi qonun bilan bog'liq hisobotlar;
  • Ishchilar kengashiga a'zolik to'g'risidagi kelishuvlar;
  • Sertifikat nusxasi.

Ish tugaganidan keyin kamida 5 yil

Ba'zi xodimlar fayli ma'lumotlari 5 yillik saqlanish muddatiga to'g'ri keladi. Shuning uchun ish beruvchi ushbu ma'lumotlarni xodim ishdan ketganidan keyin 5 yil davomida saqlashi shart. Bular quyidagi ma'lumotlar:

  • Ish haqi bo'yicha soliq hisoboti;
  • Xodimning shaxsini tasdiqlovchi hujjatning nusxasi;
  • Etnik kelib chiqishi va kelib chiqishi haqidagi ma'lumotlar;
  • Ish haqi soliqlari bilan bog'liq ma'lumotlar.

Shuning uchun, bu ma'lumotlar, hatto ular shaxsiy faylda yangi bayonotlar bilan almashtirilgan bo'lsa ham, kamida besh yil davomida saqlanishi kerak.

Ish tugaganidan keyin kamida 7 yil

Keyinchalik, ish beruvchining "soliqni ushlab turish majburiyati" ham bor. Bu ish beruvchini barcha asosiy yozuvlarni 7 yil davomida saqlashga majbur qiladi. Shunday qilib, bu asosiy ma'lumotlar, ish haqi to'lovlari, ish haqi yozuvlari va ish haqi shartnomalarini o'z ichiga oladi.

Saqlash muddati tugaganmi?

Xodimlar faylidagi ma'lumotlarni saqlashning maksimal muddati tugagandan so'ng, ish beruvchi boshqa ma'lumotlardan foydalanmasligi mumkin. Keyin bu ma'lumotlar yo'q qilinishi kerak.

Minimal saqlash muddati tugagach, ish beruvchi mumkin bu ma'lumotlarni yo'q qiling. Minimal saqlash muddati tugaganda va xodim ma'lumotlarni yo'q qilishni talab qilganda istisno qo'llaniladi.

Xodimlar faylini saqlash muddatlari yoki boshqa maʼlumotlarni saqlash muddatlari haqida savollaringiz bormi? Agar shunday bo'lsa, iltimos biz bilan bog'laning. Bizning ish bo'yicha advokatlar sizga yordam berishdan xursand bo'ladi!

Law & More